Udostępnianie akt
Zgodnie z Zarządzeniem Nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 roku (Dz.Urz. KGP 2008.16.95) w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w policji na podstawie art. 7 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 roku o Policji (Dz.U. 2011 Nr 287, poz. 1687, z późn.zm.) i w związku z §3 i §18 zarządzenia nr 45 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 maja 2008 roku w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji lub przez niego nadzorowanych (Dz.Urz.Min.Spraw Wew.i Ad. Nr 9, poz. 42):
Udostępnianie akt stanowiących dokumentację niearchiwalną następuje poprzez :
- umożliwienie podmiotom zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami;
- przekazanie podmiotom zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie;
- przekazanie podmiotom zainteresowanym kopii akt lub wyciągu z akt;
- wypożyczenie podmiotom zainteresowanym akt lub ich części;
Akta udostępnia się na podstawie pisemnego wniosku podmiotu zainteresowanego zawierającego :
- imię, nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;
- nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadajacej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały – jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej;
- wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego one dotyczą
- określenie celu i proponowany sposób wykorzystania udostępnionych materiałów
Udostępnienie materiałów archiwalnych regulują odrębne przepisy.
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 roku w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych
Udostępnianie osobom fizycznym materiałów :
- zawierających informacje publiczne o których mowa w art. 1 i art. 7 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.Nr 112, poz.1198 z późn.zm.) następuje na podstawie tej ustawy;
- nie zawierających informacji publicznych, w szczególności akt osobowych, akt operacyjnych, akt kontrolnych postępowania przygotowawczego – następuje za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej, któremu podporządkowane jest archiwum Policji.
Udostępnianie akt :
- zawierających informacje niejawne – następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych;
- zawierających dane osobowe – następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;
- operacyjnych – następuje zgodnie z przepisami regulującymi czynności operacyjno – rozpoznawcze i z przepisami o ochronie informacji niejawnych
Z akt wypożyczonych z archiwum lub składnicy akt Policji :
- nie wyłącza się poszczególnych dokumentów;
- nie wykonuje się kopii lub odpisów bez zgody osoby kierującej pracą archiwum lub składnicy akt Policji.
Ewidencja zasobu archiwalnego nie podlega wypożyczeniu.